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Geschäftsbrief optimal gestalten – so klappt’s

Die Gestaltung eines Geschäftsbriefes unterliegt einigen Regeln – diese sind unter anderem wichtig, damit die Adresse der Anschrift auch in das Sichtfenster des Briefumschlags passt. Der Aufbau ist der DIN Norm 5008 zu entnehmen: sie reglementiert die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung.

Briefpapier für den Drucker einrichten

Um Briefpapier anzulegen, gibt es zwei Möglichkeiten: Der Briefbogen wird mit einem Programm, wie zum Beispiel Photoshop, erstellt – dann muss die Auflösung mindestens 300 dpi betragen, damit Grafiken nicht verpixeln. Eine weitere Möglichkeit ist der professionelle Druck von Briefpapier, zum Beispiel über diedruckerei.de.

Das Format einer DIN A4 Seite beträgt immer 210 mm x 297 mm (Breite x Höhe). Die Felder eines Briefpapiers bestehen aus folgenden Bereichen:

  • Kopfzeile (Briefkopf)
  • Absender
  • Empfänger
  • Datum
  • Betreff
  • Anrede
  • Text
  • Unterschrift
  • Fußzeile

So wird das Anschriftenfeld richtig platziert

Die Platzierung des Anschriftenfeldes ist extrem wichtig, da nur so auch die Adresse im Fenster des Umschlages lesbar ist. Der Abstand des Adressbereiches vom linken Rand gemessen beträgt 20 Millimeter – besser ist es allerdings, die Adresse noch ein paar Millimeter weiter links zu platzieren. Vom oberen Briefrand aus beträgt der Abstand 50 Millimeter und vom rechten Rand 105 Millimeter. Das Anschriftenfeld ist 4 Zentimeter hoch.

Die wichtigsten Trennungsregeln

Auch die Trennung von Bankverbindungen und Postleitzahlen unterliegt festen Regeln:

  • Postleitzahlen – ohne Leerzeichen vor dem Ortsnamen
  • Postfachnummern – in Zweiergruppen von rechts beginnend
  • Telefonnummern – Leerzeichen zwischen Vorwahl und Rufnummer
  • Kontonummern – in Dreiergruppen von rechts beginnend
  • Bankleitzahlen – in zwei Dreiergruppen und zuletzt eine Zweiergruppe

Pflichtangaben für Unternehmen

Unternehmer müssen bei der Erstellung von Briefpapier einige Pflichtangaben leisten:

  • Vollständiger Firmenname inklusive der Rechtsform
  • Firmensitz
  • Vor- und Nachname des Geschäftsführers/Vorstands
  • Handelsgerichtsnummer und Registergericht

Briefpapier enthält zudem noch zwei Markierungen – eine Markierung für die Falz und einen mittleren dünnen Strich für die Platzierung eines Lochers.

Bild:
© istock.com/Spanic

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